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Table of contents
- Transformação digital no gerenciamento de ativos
- O desafio da gestão de ativos durante a pandemia
- A solução: Entrega Zero Touch e automação completa
- Como funciona o processo Zero Touch:
- Resultados impressionantes
- Normalização de hardware e visibilidade aprimorada
- Evolução contínua: O caso da hospedagem na nuvem
- Benefícios para a área de nuvem
- Considerações finais
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Transformação digital no gerenciamento de ativos
Em um mundo cada vez mais digitalizado, a visibilidade sobre hardware, software e recursos de nuvem no ambiente de TI tornou-se essencial para o sucesso operacional das empresas. Essa necessidade se intensificou com a mudança para o trabalho remoto, exigindo novas abordagens no gerenciamento de ativos de tecnologia.
A ServiceNow, aplicando sua própria plataforma e soluções, implementou o Hardware Asset Management (HAM) para revolucionar a forma como gerencia ativos em suas operações de TI e hospedagem na nuvem. Este caso ilustra como a empresa conseguiu otimizar gastos, reduzir riscos e melhorar a eficiência operacional.
O desafio da gestão de ativos durante a pandemia
Quando a COVID-19 transformou os modelos de trabalho globalmente, a ServiceNow enfrentou múltiplos desafios em sua gestão de ativos:
- Adaptação ao trabalho remoto: A transição de uma força de trabalho predominantemente presencial para totalmente remota criou obstáculos na gestão de equipamentos.
- Dependência de recursos internos: Anteriormente, a entrega de equipamentos dependia da equipe de TI presencial, o que se tornou inviável no novo cenário.
- Gestão de inventário local: O acesso e gerenciamento de inventários locais de laptops e outros equipamentos tornaram-se cada vez mais difíceis.
HAM (Gerenciamento de Ativos de Hardware)
A solução: Entrega Zero Touch e automação completa
Para superar esses desafios, a ServiceNow desenvolveu um processo inovador chamado "Zero Touch", automatizando todo o ciclo de vida do ativo - desde o pedido, etiquetagem, entrega, até a configuração de computadores para funcionários.
Como funciona o processo Zero Touch:
- Pedido: Funcionários elegíveis para renovação de equipamento (após três anos de uso) acessam o Portal do Funcionário, visualizam seus ativos e solicitam substituição. Após escolher o modelo desejado, informam o endereço para entrega.
- Aprovação: O sistema aprova automaticamente solicitações elegíveis e envia o pedido ao fornecedor.
- Entrega: O fornecedor envia o equipamento ao funcionário junto com uma etiqueta para devolução do antigo. Notificações são enviadas automaticamente quando o dispositivo é despachado e quando é entregue.
- Configuração: O processo de configuração foi completamente automatizado utilizando a Now Platform
Resultados impressionantes
Normalização de hardware e visibilidade aprimorada
A implementação do HAM e do processo Zero Touch trouxe benefícios significativos:
- Economia financeira: Economia de 30 dias em despesas de depreciação e garantia por ativo, resultando em aproximadamente R$ 437.000 economizados.
- Eficiência operacional: Automação economiza 45 minutos por ativo, totalizando 3.280 horas salvas, que podem ser redirecionadas para trabalhos de maior valor.
- Velocidade: O processo se tornou 90% mais rápido, permitindo que funcionários sejam produtivos mais rapidamente.
- Experiência do usuário: Melhoria significativa na experiência dos funcionários, especialmente para novos contratados em processo de integração remota.
Um aspecto fundamental da implementação foi a normalização de hardware, que aprimora significativamente a precisão dos registros de ativos. Anteriormente, dados de inventário vinham de múltiplas fontes, frequentemente inconsistentes na nomenclatura dos equipamentos.
A normalização utiliza o número de modelo único do produto para padronizar as nomenclaturas, alinhando-as com o Código de Produtos e Serviços Padrão das Nações Unidas (UNSPC). Isso permitiu à ServiceNow atingir 90% de visibilidade até o final de 2020.
Evolução contínua: O caso da hospedagem na nuvem
Além da área de TI, a equipe de operações da cadeia de suprimentos da nuvem também se beneficiou das soluções HAM. Com quase 30 data centers físicos em todo o mundo, a ServiceNow automatizou e integrou o ciclo de vida completo dos ativos de hardware.
Três recursos implementados foram particularmente transformadores:
- Auditoria de Inventário de Ativos (mobile): Auditoria física mais rápida, economizando aproximadamente 360 horas anualmente. A precisão das auditorias globais melhorou de 84% em junho de 2021 para impressionantes 99% em junho de 2022.
- Gerenciamento do Ciclo de Vida de Ativos - Flow Designer: Criação de fluxos de trabalho personalizados que automatizam todo o processo de descarte de ativos, incluindo validação, aprovação, cotação e retirada de serviço.
- Normalização de Hardware: Alcançou 98% de reconhecimento de normalização até o final de 2020, melhorando significativamente a precisão dos dados.
Benefícios para a área de nuvem
Os resultados para a operação de hospedagem na nuvem também foram expressivos:
- Automação completa do processo de gerenciamento de ativos de ponta a ponta
- Rastreabilidade total durante todo o ciclo de vida do ativo
- Aumento na precisão do ITAM de 91% para 98%
Considerações finais
Os ambientes de TI são altamente dinâmicos, e o gerenciamento de ativos nesses ambientes requer vigilância, adaptabilidade e inovação constantes. A ServiceNow continua aproveitando as crescentes capacidades da Now Platform para melhorar a eficiência dos processos, a precisão dos dados, a visibilidade e a produtividade dos funcionários.
Com cada nova versão de sua plataforma, a empresa utiliza cada vez mais sua própria tecnologia para ajudar seus funcionários e clientes a trabalharem de forma mais eficiente, demonstrando na prática o valor de suas soluções de gerenciamento de ativos.
